I. CHỨC NĂNG CÔNG VIỆC
– Là cầu nối giữa Ban lãnh đạo điều hành và các phòng ban chức năng; sắp xếp và nhắc nhở lịch công tác cho Ban giám đốc; điều phối, hỗ trợ tổ chức các chương trình làm việc có sự tham gia của Tổng giám đốc/Phó Tổng giám đốc;
– Thay mặt Tổng giám đốc/Phó tổng giám đốc xử lý các công việc hàng ngày theo ủy quyền;
II. NHIỆM VỤ
1. Thực hiện Nội quy làm việc
– Thực hiện nghiêm chỉnh Nội quy Công ty, giờ làm việc, tác phong/thái độ/giao tiếp chuyên nghiệp và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp;
– Tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp, trung thực, quyết đoán, cẩn thận, có ý thức chấp hành pháp luật
2. Nhiệm vụ chuyên môn
– Sắp xếp lịch trình làm việc, lịch họp, thực hiện công tác chuẩn bị trước các buổi làm việc cho Tổng giám đốc/Phó Tổng giám đốc.
– Điều phối, hỗ trợ công tác tổ chức như soạn thư mời, sắp xếp nhân lực, tổng hợp báo cáo, tài liệu cho các buổi làm việc, cuộc họp hay sự kiện có Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc tham dự.
– Truyền đạt yêu cầu, thông tin của Ban giám đốc tới các bộ phận, phòng ban trong việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo sự phân công của Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc và thu thập, tổng hợp thông tin báo cáo tình hình thực hiện.
– Thư ký cuộc họp và soạn thảo văn bản nội bộ.
– Giúp Tổng giám đốc soát xét trước khi phê duyệt các văn bản, chứng từ của các bộ phận chuyển đến.
– Chuẩn bị và sắp xếp các phương tiện dịch vụ, cơ sở vật chất (ăn, nghỉ, đi lại và các dịch vụ phụ trợ khác) cho các lịch công tác, làm việc với khách hàng, đối tác.
– Thực hiện các thủ tục thanh toán, chứng từ chi tiêu của Ban giám đốc với Công ty.
– Theo dõi và thực hiện các công việc cần thiết đối với giấy tờ cá nhân của Ban giám đốc như thị thực, GPLĐ, thẻ tạm trú, đăng ký tạm trú, bằng cấp cá nhân…
– Thực hiện các công việc khi được Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc yêu cầu và luôn sẵn sàng với các công việc phát sinh liên quan.
– Chuẩn bị tham gia các cuộc họp của các bộ phận theo yêu cầu của Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc.
Báo cáo công việc:
– Báo cáo công việc trực tiếp với Phó Tổng giám đốc và Tổng giám đốc (khi được yêu cầu).
– Báo cáo tổng hợp hoạt động các phòng ban chức năng với Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc và Hội đồng thành viên.
III. CÁC TIÊU CHUẨN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC
– Giải quyết công việc tình huống nhanh gọn theo yêu cầu của Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc
– Nắm bắt tổng quát trạng thái hoạt động kinh doanh của công ty và báo cáo Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc.
– Hợp tác chia sẻ công việc và hỗ trợ hiệu quả các bộ phận khác
– Quản lý tài liệu hồ sơ đầy đủ, khoa học, chính xác
– Bảo đảm tính bảo mật thông tin công việc của Tổng giám đốc/ Phó Tổng giám đốc.
IV. YÊU CẦU
– Tốt nghiệp đại học, các chuyên ngành kinh tế, đối ngoại, ngoại thương, marketing, QTKD, luật kinh tế quốc tế, hành chính tổng hợp, nghiệp vụ thư ký hành chính.
– Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý, Thư ký tổng hợp cho Lãnh đạo các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, tổng thầu dự án, đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài; ưu tiên có kiến thức hiểu biết lĩnh vực kinh tế xây dựng, tài chính, quản lý dự án xây dựng.
– Giao tiếp Tiếng Anh thành thạo, ưu tiên biết Tiếng Hàn
– Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc; kỹ năng sử dụng tin học văn phòng, văn thư lưu trữ; kỹ năng giao tiếp linh hoạt; khả năng làm việc đa nhiệm
– Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi nhớ tốt, tư duy lô gic; soạn thảo văn bản, lập và lưu trữ giấy tờ hồ sơ khoa học
V. CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC, QUYỀN LỢI
– Địa điểm làm việc: Văn phòng Hà Nội, Tầng 12, Tòa nhà Plaschem, 562 Nguyễn Văn Cừ, Gia Thụy, Long Biên, Hà Nội
– Thời gian làm việc: 8h – 17h, thứ hai tới thứ sáu (nghỉ Thứ bảy, Chủ nhật)
– Lương thỏa thuận
– Bảo hiểm bắt buộc, thưởng tháng lương 13, quà các dịp lễ tết, 12 ngày phép/năm, 5 dịp nghỉ lễ/năm + nghỉ hè, khám sức khỏe định kỳ, bảo hiểm tai nạn 24/24
– Trang thiết bị làm việc: laptop và công cụ dụng khác theo yêu cầu công việc
